Автоматический перенос данных с таблиц Excel в текст Word

[YSL]

Есть задача организовать автоматический перенос данных с таблиц Excel в текст Word, как и в какой версии это лутше сделать.

[Sasha_Smirnov]

Как — смотрите вопрос (внизу этой страницы) от "неправильно понятой" девушки по имени Aleksandra.

В какой версии лучше — да по большому счёту всё равно.

Перечислите, какие именно действия Вы совершаете вручную (чтобы понять, что будет делать за Вас программа).

А пока «пристрелочный» вариант. Все таблицы открытого документа он преобразует в табулированный (разбитый символами табуляции) текст.

Sub ConvertTablesToText()
Dim TablesAmount As Long

    With ActiveDocument.Tables      'с таблицами в активном документе Word'
        If .Count = 0 Then
            MsgBox "В документе " & ActiveDocument & " нет таблиц Excel и Word."
        Else
            TablesAmount = .Count 'запомнили, сколько таблиц было в документе до преобразования их в текст'
            
            Do
            .Item(1).ConvertToText vbTab 'преобразует первую таблицу (из имеющихся) в текст,'
                                                         'разделяя бывшие колонки символами табуляции'
            TablesAmount = TablesAmount - 1
            Loop Until TablesAmount = 0 'выходим; теперь все таблицы преобразованы в текст'
            
        End If
    End With
    
End Sub

[EducatedFool]

автоматический перенос данных с таблиц Excel в текст Word

Сложного ничего нет. Прикрепите файл с таблицей Excel - тогда и макрос напишем...
Можно прикрепить и пример того, что должно получиться после вставки в Word.

Если известно, какой диапазон ячеек является таблицей (например, [a2:g35]), то макрос для переноса займёт 3 строки...

Кстати, тема неоднократно обсуждалась на форуме...

в какой версии это лутше сделать

В любой. По крайней мере, в Office XP, 2003, 2007 это будет работать.

--------------------- добавлено позже - вдруг кому окажется полезным ------------------------

Сделал программу для заполнения документов данными из таблицы Excel (из Excel в Word)

--------------------
Надстройка предназначена для формирования (подготовки) документов по шаблонам, с заполнением созданных файлов данными из текущей книги Excel.

В качестве шаблонов могут выступать следующие типы файлов:

• документы Word (расширения DOC, DOCX, DOCM)
• шаблоны Word (расширения DOT, DOTX, DOTM)
• книги Excel (расширения XLS, XLSX, XLSM, XLSB)
• шаблоны Excel (расширения XLT, XLTX, XLTM)
• текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.)

В качестве исходных данных для заполнения, используется открытый в Excel файл (с таблицей, содержащей строку заголовка)

Количество шаблонов документов не ограничено

ПРОГРАММА ПОДДЕРЖИВАЕТ ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ФОРМАТЕ PDF
(создаётся файл DOC, и преобразуется в PDF средствами Word 2007 - 2010)
--------------------------------
В каких случаях вам может пригодиться эта надстройка:

• если у вас в таблице Excel хранится список контрагентов (с их реквизитами), и вы хотите нажатием одной кнопки формировать договоры, акты или коммерческие предложения для каждого из них
• если в вашей таблице Excel хранятся паспортные данные сотрудников, и вам необходимо быстро сформировать по шаблону приказы или прочие документы в формате Word, заполнив созданные документы данными сотрудников
• подготовить письма, уведомления, грамоты в формате PDF или Word, заполнив созданные файлы информацией с листа Excel
• и т.д. и т.п. - надстройку можно применять для создания любых документов на основе данных из Excel

--------------------------------

Скачать надстройку можно здесь:
http://excelvba.ru/programmes/FillDocuments

[Sasha_Smirnov]

Да это работало ещё в Windows 95 и 98.
И вообще офисные программы (Excel и Word) хорошо стыкуются.

[YSL]

Есть документ excel в нем 9 столбиков, и 300 строк, №,фамилия, имя, отчество,серия паспорта, номер паспорта, кем выдан паспорт, дата выдачи паспорта,и идентификационный номер.
И есть документ word, с договором, нужно чтобы как то нажатием пару клавиш, переносить строчки из excel в определенные строчки в договоре.
Если можно по подробней, что нажать, куда вставить, я новичок в этом.
Спасибо.

[EducatedFool]

Пролистайте эту страницу вниз - увидите список похожих тем.
В них Вы, скорее всего, найдёте ответ на свой вопрос.

Поиском по форуму сможете найти ещё множество подобных тем, где уже не раз обсуждался этот вопрос.

[YSL]

Да спасибо, есть похожая тема
http://programmersforum.ru/showthread.php?t=28058
но есть проблема, вот макрос который я переделал для себя.

Sub CreateDocs()
Dim WA As New Word.Application
Dim WD As Word.Document, ra As Word.Range
Set WD = WA.Documents.Add(ThisWorkbook.Path & Application.PathSeparator & "шаблон.dot")
With WA.Selection
.HomeKey Unit:=wdStory: .EndKey Unit:=wdStory, Extend:=wdExtend
.Copy
For i = 2 To Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
.Paste
.EndKey Unit:=wdStory: .HomeKey Unit:=wdStory, Extend:=wdExtend
.Find.Execute "{призвище}", False, , , , , , , , Cells(i, 1), True
.EndKey Unit:=wdStory, Extend:=wdExtend
.Find.Execute "{імя}", False, , , , , , , , Cells(i, 2), True
.EndKey Unit:=wdStory, Extend:=wdExtend
.Find.Execute "{побатькові}", False, , , , , , , , Cells(i, 3), True
.EndKey Unit:=wdStory, Extend:=wdExtend
.Find.Execute "{серія}", False, , , , , , , , Cells(i, 4), True
.EndKey Unit:=wdStory, Extend:=wdExtend
.Find.Execute "{номер}", False, , , , , , , , Cells(i, 5), True
.EndKey Unit:=wdStory, Extend:=wdExtend
.Find.Execute "{кім виданий}", False, , , , , , , , Cells(i, 6), True
.EndKey Unit:=wdStory, Extend:=wdExtend
.Find.Execute "{дата}", False, , , , , , , , Cells(i, 7), True
.EndKey Unit:=wdStory, Extend:=wdExtend
.Find.Execute "{ідентифікаційний}", False, , , , , , , , Cells(i, 8), True
.EndKey Unit:=wdStory
Next i
End With
WD.SaveAs ThisWorkbook.Path & Application.PathSeparator & "договора.doc"
WD.Close False: WA.Quit False
End Sub

Проблема в том что данные в шаблоне word повторяются два раза, и фамилия,имя,отчество три раза, в верху и внизу документа. Этот код вставляет все по очереди,получается в верху договора одна фамилия а внизу другая, по списку следующая в таблице excel? а нужно чтобы каждая строка из excel повторялась два раза.
И еще, как сделать чтобы все сохранялось в отдельных файлах, (название файла, например по фамилии) а не все в одном.
Спасибо.

[YSL]

Вот файлы помогите кто может, очень нужно.

[EducatedFool]

Извлеките файлы из вложения в одну папку (например, на Рабочий стол), откройте файл договор.xls, и нажмите на желтую кнопочку.

Проверено в Office 2003.

Если у Вас установлен Office 2007, придётся в проекте VBA поменять ссылку на библиотеку Word (c 11-й на 12-ю версию)

[Sasha_Smirnov]

Можно, не программируя, поставить на место всех заключённых в фигурные скобки «полей» реальные поля LINK, которые ссылаются на нужные Вам ячейки таблицы с работниками.

Я несколько часов «морочил» справку, но пока не рискую предъявить готовый договор. В приложенном примере поля работают (у меня) адекватно, и если (очень аккуратно!) их расставить по местам, то при открытии договора — сами будут заполняться, когды Вы (всего лишь) введёте номер строки работника из Вашей таблицы, поместив предварительно её (таблицу spisok.xls) в папку Мои документы*.

И, разумеется, полный путь к файлу spisok.xls у Вас будет другим, без каталога Sasha! Краткий путь (одно имя файла) работает только в папке по умолчанию (Мои документы), и лучше указать полный: в кавычках и через двойные левые слэши (\\). Всё это есть в справке (по F1).

В приложенном dogovor.doc Вы видите поле ASK и 7 полей LINK (по одному на колонку таблицы). Переключение к виду значений этих полей (и обратно): альт-F9. Обновляются эти линки сразу после нажатия OK при заполнении поля ASK.

ВАЖНО: там, в полях LINK, есть ещё поля REF, содержащие закладку работник, равную (сразу после ответа на ASK) номеру строки в таблице spisok.xls, и вот эти REF автоматически заменяются на номер строки — и всё, пропадают. Поэтому заполненный договор надо сохранять под другим именем, а проще — хранить незаполненную копию отдельно, на будущее.

__________________________
* или в какую Вам угодно, но быстрее — в ту, что по умолчанию